
De afgelopen maanden hebben we ontdekt hoe het is om remote te werken. Kun jij productief werken in je thuissituatie en verbonden blijven met je team?
Je bent
gedwongen om alles opnieuw te bekijken: hoe organiseer en plan je een
vergadering of hoe beheer je een team? Wij delen de belangrijkste zaken die we
geleerd hebben over remote werken met 7 handige tips die jij kunt gebruiken!
1. Gids voor thuiswerken
Voor velen
was het de eerste keer dat ze zo intensief moesten thuiswerken. Er was weinig tijd om je voor te bereiden. Er kwamen dan ook veel vragen zoals:
‘Hoe richt je een ruimte in waar je je kunt concentreren’? ‘Hoe blijf je
verbonden als je elkaar persoonlijk niet kunt ontmoeten’? Daarnaast hebben veel
mensen kinderen en de scholen waren een tijd gesloten. Hoe regel je thuis de
opvang van je kinderen? Voor sommige is het thuiswerken een flinke uitdaging en
daarom is een uitgebreide gids voor thuiswerken een oplossing. Maak een gids
met tips variërend van het instellen van virtuele en fysieke werkstations tot
praktische tips hoe je kunt communiceren met collega’s.
2. Back-to-back vergaderingen
Normaliter
hebben back-to-back vergaderingen een natuurlijke pauze. Met back-to-back
bedoelen we opeenvolgende vergaderingen. Je hebt de ene naar de andere meeting.
Je loopt met je collega’s naar de vergaderruimte, neemt plaats en wacht tot
iedereen er is. In de tussentijd voer je een informeel gesprek met je collega’s
totdat iedereen er is en de vergadering begint. Daarna schakel je over tot de
vergadering en focus je op de agendapunten. Dat is een normale gang van zaken
tijdens de normale werksituatie.
Thuiswerken
zorgt voor een andere situatie, want je wandelt niet even naar de vergaderruimte
waarbij je een informeel gesprek start met je collega’s. Een burn-out ligt op
de loer als je je zorgen maakt over de toekomst of je werkt thuis tussen
stuiterende kinderen. We raden aan om dergelijke vergaderingen dan ook te laten
eindigen 5 minuten voor het uur of half uur. Zo creëer je een korte break tussen je back-to-back meetings.
3. Unpluggen na werktijd
Iedereen
heeft het dagelijks nodig om even de gebeurtenissen van die dag van zich af te
zetten: unpluggen na werktijd. Vooral als het een drukke dag is geweest. De een
doet dat door te kiezen voor een diner met familie en de ander kiest voor een
meditatiesessie of workout na het werk. Bij Master it Training hebben we 2 keer
per week een (virtuele) workout waaronder crossfit en bootcamp om aan het einde
van de dag de gebeurtenissen van je af te zetten. Werk je thuis? Neem dan even
rust op je balkon of tuin in de middag. Ga dan niet achter dezelfde tafel je
lunch nuttigen, maar verlaat de ruimte en verzet even je gedachten.
4. Teamcultuur stimuleren
Een gezonde
teamcultuur is afhankelijk van frequente bijeenkomsten. Momenteel werken er nog
heel veel mensen thuis en daardoor worden leuke teammomenten en belangrijke
gebeurtenissen vaak uitgesteld totdat alles weer ‘normaal’ is. Probeer deze
belangrijke gebeurtenissen en leuke teammomenten toch te organiseren, maar dan
met een andere insteek. Organiseer een vrijdagmiddag borrel, Quiz of zing met
zijn allen voor de jarige via Teams. Over het algemeen staat iedereen er voor
open om contact te leggen en ideeën aan te dragen. Een uitdaging om met beide
handen aan te pakken! Het is de moeite waard om iedereen verbonden te houden en
vooruit te gaan.
5. Intranet
Die
digitale werkplek is plots belangrijker geworden dan ooit. De plek waar
technologie, processen en de koppeling tussen mensen samenkomen is het
intranet. Bij Master it Training maken wij gebruik van Sharepoint. Met
Sharepoint deel en beheer je kennis, inhoud en toepassingen om moeiteloos samen
te werken, teamwerk te stimuleren en informatie snel te vinden. Vaak is het
huidige intranet gedateerd en zijn het statische websites met onnauwkeurige
data. Met een modern intranet kun je koppelingen, toepassingen en inhoud
integreren. Op deze manier heb je altijd en overal toegang tot samenwerkingstools,
kennis, applicaties, content en communicatie die jij en collega’s nodig hebben
om je werk te doen. Met een modern intranet heb je een soort van verzameling
van diensten wat consumeert, integreert en produceert. Welke checks kun jij
uitvoeren om niet alleen voor een digitale werkplek te zorgen, maar ook te gaan
voor digitale transformatie?
✅ Kies een intranet oplossing welke voldoet aan
de gewenste employee experience
✅ De moderne digitale werkplek moet
samenwerking, werknemerscommunicatie, toegepaste kunstmatige intelligentie,
mobiele ondersteuning, sociale interactie en applicatie delivery bevatten
✅Implementeer niet enkel de oude data in je nieuwe
intranet oplossing, maar ruim op en breng processen en content-governance in
6. Werken vanuit vertrouwen
Wanneer je
niet werkt op kantoor, moet er vertrouwen en een verantwoordelijkheidsgevoel
zijn. Probeer daarom niet alles dicht te timmeren met regeltjes, maar stel een
aantal grondregels. Bij Master it Training hebben we twee momenten waarbij we
virtueel deelnemen aan een Microsoft Teams meeting om de dag te starten en ook
weer te eindigen. Hierin bespreken we hoe de dag verlopen is. Zo heb je toch
even dat contact met je collega’s en je weet waar iedereen zich mee bezighoudt.
In een periode waarbij je remote werkt is het minder handig om met gedetailleerde
individuele targets te werken, maar met samenwerking en doelstellingen. Zoek
een balans tussen een manier om gezien en geholpen te worden en vrijheid.
7. Onderling contact
Minder tot
geen reistijd en flexibiliteit zijn twee voordelen die remote werken met zich
meebrengt. Hierdoor kun je je tijd beter indelen en de combinatie met
huishouden en/of sport makkelijker maken. Je hoeft niet per se fysiek aanwezig
te zijn op een kantoor om productief te werken. Wat de meeste mensen wél
missen: sociaal contact. Even dat praatje bij het koffieautomaat, printer of
tussen vergaderingen door. Even die kleine meeting die spontaan ontstaat is er
niet meer bij. Deze kleine meetings maken je werkdag levendiger en toch ook
vaak plezieriger. Het onderlinge contact tussen collega’s zorgt voor innovatie,
creativiteit, onderling begrip en verbondenheid. Over het algemeen hebben
werkenden behoefte aan drie basisbegrippen: verbinding, autonomie en
vaardigheid. Dat eerste wordt door het thuiswerken onder druk gezet. Hierin
heeft niet alleen je leidinggevende een taak, maar ook jijzelf. Spreek eens af
met collega’s, gewoon op afstand even kletsen tijdens de lunchwandeling of een
kop koffie bij elkaar in de tuin. Daarnaast kun je afspreken om (wanneer
mogelijk) één dag op kantoor af te spreken, om toch weer even dat sociaal
contact te hebben.
Remote werken
Sinds
organisaties meer remote zijn gaan werken, zijn bedrijven bewuster gaan
nadenken over logische vervolgstappen. Zo gaat Mark Zuckerberg alle 48.000
medewerkers de kans geven om ook na de versoepeling van de corona maatregelen
thuis te werken. Jack Dorsey van Square en Twitter stuurt ook aan op permanent
remote werken en bij Google werken medewerkers tot zeker eind 2020 op afstand.
Vervul jij
de beheerdersrol van Microsoft 365 teamwork binnen de organisatie? Dan is de MS-301 training Deploying
SharePoint Server Hybrid zeer interessant. Hiermee ga je aan de slag met implementing SharePoint 2019 Infrastructure
en Service Applications, maar ook SharePoint Hybrid Scenarios en SharePoint
Online. Werk je nog niet met Microsoft Teams, maar wil je tools aangereikt
krijgen om compliance, samenwerking en teamcommunicatie effectief te beheren en
daarnaast te profiteren van functies en apps van Microsoft 365? Volg dan de MS-700 Managing Microsoft Teams training.