Wat we geleerd hebben over remote werken, 7 tips

Je bent gedwongen om alles opnieuw te bekijken: hoe organiseer en plan je een vergadering of hoe beheer je een team? Wij delen de belangrijkste zaken die we geleerd hebben over remote werken met 7 handige tips die jij kunt gebruiken!

Voor velen was het de eerste keer dat ze zo intensief moesten thuiswerken. Er was weinig tijd om je voor te bereiden. Er kwamen dan ook veel vragen zoals: ‘Hoe richt je een ruimte in waar je je kunt concentreren’? ‘Hoe blijf je verbonden als je elkaar persoonlijk niet kunt ontmoeten’? Daarnaast hebben veel mensen kinderen en de scholen waren een tijd gesloten. Hoe regel je thuis de opvang van je kinderen? Voor sommige is het thuiswerken een flinke uitdaging en daarom is een uitgebreide gids voor thuiswerken een oplossing. Maak een gids met tips variërend van het instellen van virtuele en fysieke werkstations tot praktische tips hoe je kunt communiceren met collega’s.

Normaliter hebben back-to-back vergaderingen een natuurlijke pauze. Met back-to-back bedoelen we opeenvolgende vergaderingen. Je hebt de ene naar de andere meeting. Je loopt met je collega’s naar de vergaderruimte, neemt plaats en wacht tot iedereen er is. In de tussentijd voer je een informeel gesprek met je collega’s totdat iedereen er is en de vergadering begint. Daarna schakel je over tot de vergadering en focus je op de agendapunten. Dat is een normale gang van zaken tijdens de normale werksituatie.

Thuiswerken zorgt voor een andere situatie, want je wandelt niet even naar de vergaderruimte waarbij je een informeel gesprek start met je collega’s. Een burn-out ligt op de loer als je je zorgen maakt over de toekomst of je werkt thuis tussen stuiterende kinderen. We raden aan om dergelijke vergaderingen dan ook te laten eindigen 5 minuten voor het uur of half uur. Zo creëer je een korte break tussen je back-to-back meetings.

Iedereen heeft het dagelijks nodig om even de gebeurtenissen van die dag van zich af te zetten: unpluggen na werktijd. Vooral als het een drukke dag is geweest. De een doet dat door te kiezen voor een diner met familie en de ander kiest voor een meditatiesessie of workout na het werk. Bij Master it Training hebben we 2 keer per week een (virtuele) workout waaronder crossfit en bootcamp om aan het einde van de dag de gebeurtenissen van je af te zetten. Werk je thuis? Neem dan even rust op je balkon of tuin in de middag. Ga dan niet achter dezelfde tafel je lunch nuttigen, maar verlaat de ruimte en verzet even je gedachten.

Een gezonde teamcultuur is afhankelijk van frequente bijeenkomsten. Momenteel werken er nog heel veel mensen thuis en daardoor worden leuke teammomenten en belangrijke gebeurtenissen vaak uitgesteld totdat alles weer ‘normaal’ is. Probeer deze belangrijke gebeurtenissen en leuke teammomenten toch te organiseren, maar dan met een andere insteek. Organiseer een vrijdagmiddag borrel, Quiz of zing met zijn allen voor de jarige via Teams. Over het algemeen staat iedereen er voor open om contact te leggen en ideeën aan te dragen. Een uitdaging om met beide handen aan te pakken! Het is de moeite waard om iedereen verbonden te houden en vooruit te gaan.

Die digitale werkplek is plots belangrijker geworden dan ooit. De plek waar technologie, processen en de koppeling tussen mensen samenkomen is het intranet. Bij Master it Training maken wij gebruik van Sharepoint. Met Sharepoint deel en beheer je kennis, inhoud en toepassingen om moeiteloos samen te werken, teamwerk te stimuleren en informatie snel te vinden. Vaak is het huidige intranet gedateerd en zijn het statische websites met onnauwkeurige data. Met een modern intranet kun je koppelingen, toepassingen en inhoud integreren. Op deze manier heb je altijd en overal toegang tot samenwerkingstools, kennis, applicaties, content en communicatie die jij en collega’s nodig hebben om je werk te doen. Met een modern intranet heb je een soort van verzameling van diensten wat consumeert, integreert en produceert. Welke checks kun jij uitvoeren om niet alleen voor een digitale werkplek te zorgen, maar ook te gaan voor digitale transformatie?

✅ Kies een intranet oplossing welke voldoet aan de gewenste employee experience

✅ De moderne digitale werkplek moet samenwerking, werknemerscommunicatie, toegepaste kunstmatige intelligentie, mobiele ondersteuning, sociale interactie en applicatie delivery bevatten

✅Implementeer niet enkel de oude data in je nieuwe intranet oplossing, maar ruim op en breng processen en content-governance in

Wanneer je niet werkt op kantoor, moet er vertrouwen en een verantwoordelijkheidsgevoel zijn. Probeer daarom niet alles dicht te timmeren met regeltjes, maar stel een aantal grondregels. Bij Master it Training hebben we twee momenten waarbij we virtueel deelnemen aan een Microsoft Teams meeting om de dag te starten en ook weer te eindigen. Hierin bespreken we hoe de dag verlopen is. Zo heb je toch even dat contact met je collega’s en je weet waar iedereen zich mee bezighoudt. In een periode waarbij je remote werkt is het minder handig om met gedetailleerde individuele targets te werken, maar met samenwerking en doelstellingen. Zoek een balans tussen een manier om gezien en geholpen te worden en vrijheid.

Minder tot geen reistijd en flexibiliteit zijn twee voordelen die remote werken met zich meebrengt. Hierdoor kun je je tijd beter indelen en de combinatie met huishouden en/of sport makkelijker maken. Je hoeft niet per se fysiek aanwezig te zijn op een kantoor om productief te werken. Wat de meeste mensen wél missen: sociaal contact. Even dat praatje bij het koffieautomaat, printer of tussen vergaderingen door. Even die kleine meeting die spontaan ontstaat is er niet meer bij. Deze kleine meetings maken je werkdag levendiger en toch ook vaak plezieriger. Het onderlinge contact tussen collega’s zorgt voor innovatie, creativiteit, onderling begrip en verbondenheid. Over het algemeen hebben werkenden behoefte aan drie basisbegrippen: verbinding, autonomie en vaardigheid. Dat eerste wordt door het thuiswerken onder druk gezet. Hierin heeft niet alleen je leidinggevende een taak, maar ook jijzelf. Spreek eens af met collega’s, gewoon op afstand even kletsen tijdens de lunchwandeling of een kop koffie bij elkaar in de tuin. Daarnaast kun je afspreken om (wanneer mogelijk) één dag op kantoor af te spreken, om toch weer even dat sociaal contact te hebben.

Sinds organisaties meer remote zijn gaan werken, zijn bedrijven bewuster gaan nadenken over logische vervolgstappen. Zo gaat Mark Zuckerberg alle 48.000 medewerkers de kans geven om ook na de versoepeling van de corona maatregelen thuis te werken. Jack Dorsey van Square en Twitter stuurt ook aan op permanent remote werken en bij Google werken medewerkers tot zeker eind 2020 op afstand.

Vervul jij de beheerdersrol van Microsoft 365 teamwork binnen de organisatie? Dan is de MS-301 training Deploying SharePoint Server Hybrid zeer interessant. Hiermee ga je aan de slag met implementing SharePoint 2019 Infrastructure en Service Applications, maar ook SharePoint Hybrid Scenarios en SharePoint Online. Werk je nog niet met Microsoft Teams, maar wil je tools aangereikt krijgen om compliance, samenwerking en teamcommunicatie effectief te beheren en daarnaast te profiteren van functies en apps van Microsoft 365? Volg dan de MS-700 Managing Microsoft Teams training.