Wat is Microsoft Teams en hoe werkt Microsoft Teams?

Teams is een op chat-gebaseerd communicatie platform voor bedrijven. In de simpelste vorm kun je als gebruiker Teams opzetten die een plek vormen voor groeps-chats. Een groeps-chat wordt ook wel een kanaal genoemd. Je kunt meerdere chat rooms of kanalen maken binnen één Team. Ben je bang dat het onoverzichtelijk wordt? Maak je geen zorgen! Teams stuurt jou een notificatie als je een nieuw bericht ontvangt. Wanneer je iemand face-to-face wil spreken kun je de audio of video chat gebruiken.

Natuurlijk kun je veel meer dan alleen een beetje chatten met collega’s. Teams is geïntegreerd met Microsoft Office 365, wat betekent dat je alle Microsoft bestanden kunt delen met anderen. PowerPoint, OneNote, Power BI, Delve, Word én Excel zijn dus binnen handbereik door het gebruik van Teams. Ieder bestand dat je deelt wordt opgeslagen in de Teams OneDrive en een lokale SharePoint omgeving. Daarmee heeft iedereen dus toegang tot de laatste versie van elk bestand.

De Teams online kanalen kunnen ook communiceren met services buiten Teams via Connectors. Deze Connectors zijn bezig om ook andere programma’s zoals GitHub, Evernote en Salesforce te koppelen aan de kanalen van Teams. Daarnaast is er in iedere chat een T-bot die eenvoudige vragen kan beantwoorden over hoe Teams werkt.

Microsoft Teams heeft uiteraard dezelfde beveiliging en data bescherming als andere Microsoft services. De gehele service heeft een twee factor authenticatie, een enkele sign-on door middel van Active Directory en je data is altijd versleuteld. Microsoft werkt momenteel aan een feature die gevoelige informatie beschermt tegen lekken of delen. Hierdoor hoef je je met dit relatief nieuwe platform geen zorgen te maken over je data en informatie.

Het doel van Microsoft teams is het voorzien van een makkelijkere manier voor kleine groepen om te communiceren en samen te werken. Hierdoor kom je niet meer in de eindeloze mailgroepen waarvan je de helft van de berichten maar leest en 90% van de bestanden mist. Het grote voordeel aan Teams is de integratie met Office services. Je hebt door Teams alle tools van Office 365 overzichtelijk op één plek. Hierdoor wordt de eeuwige zoektocht naar bestanden en locaties overgeslagen en kun je eindelijk écht aan de slag. Je kunt ook veilig switchen tussen dashboards, planners, groeps-chats en video gespreken, zonder dat je altijd alles moet configureren.

Doordat je makkelijk mensen toe kunt voegen aan teams kunnen nieuwe mensen, waar dan ook ter wereld, snel up-to-date worden gebracht. Je hebt namelijk alle bestanden die voor hun relevant zijn op één plek staan. Dit scheelt enorm veel opleidingstijd en -werk.

Een grote uitdaging voor veel bedrijven is het ervoor zorgen dat iedereen alle informatie krijgt over wat er speelt. Dit wordt veel makkelijker gemaakt door Microsoft Teams. Je hoeft je niet langer zorgen te maken over wie je in de cc toevoegt in je mail of wie er bij de vergadering moeten zijn. Met Teams kun je je bericht posten op het relevante kanaal, de juiste mensen taggen en de vergadering regelen.

De meeste mensen die Teams gebruiken zijn commerciële gebruikers. Aangezien commerciële gebruikers vaak een grote organisatie hebben met veel subunits is dit een ideale uitkomst voor hen. Echter wordt dit ook gebruikt door docenten en studenten, deze hebben namelijk de mogelijkheid om de roosters uit het informatie systeem van school te halen en deze te delen met elkaar. Daarnaast is OneNote geïntegreerd waardoor je als klas een zeer compleet overzicht kunt maken van de te leren stof.

Microsoft Teams zit standaard in het pakket van Office 365. Je kunt het downloaden via de website van Microsoft. Daar kun je bij Microsoft Teams inloggen. Simpeler gaat het niet worden!

Dit is natuurlijk allemaal leuk, maar je moet ook nog om leren gaan met deze mooie applicatie. Daarvoor zit in de training Deploying Microsoft 365 Teamwork (MS-300 examen) een dag waarbij je leert hoe je Microsoft Teams het best kan gebruiken.

Daarnaast zul je met de applicaties die het platform biedt om moeten kunnen gaan. Neem bijvoorbeeld de training Analyzing Data with Power BI, dit programma heb je namelijk echt nodig om je data goed te analyseren en transformeren. Aangezien Teams sterk gerelateerd is aan SharePoint is het misschien handig om daar ook een nuttige training van mee te pakken, zoals de training SharePoint Online Power User. Hier leer je alle ins en outs van SharePoint.

Samenwerken kan natuurlijk ook met mensen buiten je organisatie, voor opleidingsadvies bijvoorbeeld. De experts van Master-it zitten voor jou klaar om je te helpen met de keuzes die je moet maken om tot een goede training te komen. Je kunt geheel vrijblijvend gebruik maken van hun kennis door te bellen naar 040 23 23 390 of het chatvenster rechts onderin je beeldscherm te gebruiken.