Er kan zoveel in Outlook. Helaas is het niet allemaal even bekend bij de gebruikers. In dit blog legt onze docent Michiel van der Arend uit hoe je een vergaderverzoek maakt met alle opties.

Ben je op zoek naar hoe je een vergaderverzoek verstuurt vanuit Outlook 2016? Dit werkt nagenoeg hetzelfde als in Outlook 2013.

 

Vergaderverzoek versturen vanuit Outlook 2013


1. Om vanuit Outlook een vergaderverzoek te versturen klik je via de tab Start op de knop Nieuwe Vergadering (Ctrl+Shift+Q).

2. Klik op de knop Aan om de genodigden uit het adresboek te selecteren. Rechts in het dialoogscherm staat de optie Ruimte zoeken. Hier kun je zien op welke dagen de deelnemers nog agendaruimte beschikbaar hebben. Rechtsonderin worden de beschikbare tijden getoond en kun je zien waar agenda-conflicten optreden.

Je kunt ook nog steeds de vertrouwde Planningsassistent gebruiken om beschikbaarheid te checken. Klik in het scherm om een tijd te kiezen en verschuif de verticale lijnen om begin- en eindtijd aan te passen.

3. Klik op verzenden om de uitnodiging te versturen.


Nagaan of de genodigden al hebben gereageerd


Wil je later nagaan of de genodigden al hebben gereageerd op de uitnodiging en wat hun reacties waren, open dan de vergadering vanuit je agenda (je moet zelf de organisator zijn) en klik op Controleren-Traceerstatus weergeven. Klik op Contact opnemen met deelnemers wanneer je na het versturen van de uitnodiging nog nadere mededelingen te doen hebt.


Vergadering verplaatsen


Wanneer je als organisator de vergadering verplaatst, kies dan altijd voor Wijzigingen opslaan en update verzenden, dit om te voorkomen dat de genodigden nog de oude afspraakdetails aanhouden.


Vergadering annuleren


Wanneer de vergadering geen doorgang kan vinden, kies dan altijd voor Vergadering annuleren (NB dit kan alleen de organisator van de vergadering doen). Dit zorgt ervoor dat alle genodigden een annuleringsbericht krijgen. Als je zoín bericht ontvangt, kies dan voor Uit agenda verwijderen. Hiermee voorkom je dat geannuleerde vergaderingen in je agenda blijven staan.


Jezelf als gemachtigde verwijderen


Wanneer je uitnodigingen ontvangt die voor iemand anders zijn bedoeld, kan het zijn dat de persoon voor wie de uitnodigingen zijn bedoeld, jou als gemachtigde heeft aangewezen. Check dit via de betreffende persoon.

Ga naar Bestand Accountinstellingen-Gemachtigdentoegang. Verwijder jezelf hier als gemachtigde.


Nieuwe tijdsvoorstellen blokkeren


Genodigden krijgen bij ontvangst van de uitnodiging de mogelijkheid een nieuw tijdstip voor te stellen. Bij grotere aantallen deelnemers is dit wellicht een ongewenste optie. Ga in het nieuwe vergadering dialoogscherm naar Antwoordopties en deselecteer de optie Nieuwe tijdsvoorstellen toestaan.


Vergaderverzoeken automatisch afhandelen


Outlook biedt de mogelijkheid binnenkomende vergaderverzoeken automatisch af te handelen. Ga naar Bestand-Opties-Agenda en kies voor Automatisch accepteren/weigeren. Maak de gewenste keuze.


Wel uitgenodigd, maar geen uitnodiging ontvangen?


Wanneer je wel wordt uitgenodigd maar geen uitnodigingen ontvangt, kunnen er een paar zaken aan de hand zijn:

  • Je hebt iemand gemachtigd en de keuze gemaakt Vergaderverzoeken alleen naar mijn gemachtigden sturen.
  • Je hebt de agenda op automatisch accepteren van vergaderverzoeken ingesteld
  • Je hebt iemand eigenaar van je agenda gemaakt. Die persoon kan nu rechtstreeks in jouw agenda een vergadering plannen zonder dat je daarvan een mailnotificatie ontvangt


Agendagroep aanmaken 


Wanneer je regelmatig dezelfde mensen moet uitnodigen of je wilt van een vaste groep mensen de beschikbaarheid checken, maak dan een Agendagroep aan. Ga naar Start-Agendaís beheren-Agendagroepen. Kies Nieuwe Agendagroep maken en voeg de leden toe. De agendagroep verschijnt links in de navigatiebalk. Selecteer de groep (vinkje voor de groepsnaam) en selecteer de Planningsweergave. Je kunt zo mooi zien hoe de beschikbaarheid van de groepsleden eruit ziet.