Analytics-rapportages en presentaties spreken meestal niet tot de verbeelding. Het gaat tenslotte vaak om grafieken en cijfers en niet iedereen die een presentatie bijwoont is even goed in staat de gegevens correct te interpreteren. Hoe zorg je ervoor dat complexe trends en data worden omgetoverd tot een mooi verhaal dat voor iedereen te begrijpen is in een wereld met een steeds korter wordende aandachtsspanne? Mensen onthouden verhalen beter dan data. Daarom leren wij jou verhalen te vertellen met data.
Voordelen data en storytelling
Storytelling met data en analyses is een uitdaging voor analisten, data scientists, strategen en marketeers. Goede analyses zijn een van de meest interessante rapporten die een bedrijf voor handen kan krijgen. Het geeft inzichten over de huidige status en geeft informatie voor de toekomst. Storytelling vertaalt data in een taal die iedereen snapt. Met storytelling kan je op een eenvoudige wijze jouw bevindingen delen op een manier dat mensen het begrijpen en kunnen volgen. Door het verhaal eromheen plaats je de data in context en is het voor de luisteraar interessant om naar te luisteren. Maar een fascinerend verhaal vertellen is natuurlijk makkelijk gezegd dan gedaan.
Hoe begin je met het verwerken van data?
Bedenk voor jezelf eerst het type verhaal en de soort informatie die je wilt vertellen voordat je begint met het verzamelen van gegevens en statistieken. Wat zijn de belangrijkste prestatie-indicatoren? Welke tijdspanne is belangrijk? Zijn er bepaalde gedeeltes waarop je wilt inzoomen? Wat was het startpunt en wat is er onderweg allemaal veranderd?Waar wil je in de toekomst heen gaan? Allemaal vragen die interessant zijn om voor je verhaal. Laat bijvoorbeeld in een datastroom ook dalingen en stijgingen zien in de gestelde tijdlijn en koppel deze aan gebeurtenissen die er hebben plaatsgevonden. Een kalender kan helpen om je verhaal te structureren.
Tips om je data-verhaal te versterken
1. Begin je verhaal met een vraag: wat pakt meteen de aandacht, wat wil je met je verhaal vertellen en wat gaat je publiek leren? 2. Visualiseer en vertel met woorden: mensen begrijpen statistieken, trends en patronen beter met beeldmateriaal. Mensen scannen meestal in plaats van dat ze lezen. Perfect dus om visueel materiaal mee te vullen. Wetenschappelijk onderzoek toonde aan dat mensen meestal in een F-vorm scannen. Maak dus handig gebruik van kopjes en zet de belangrijkste informatie bovenaan. Maak er geen wir war van grafieken en tabellen, maar houdt een rustige structuur aan. Gebruik een van de vele tools om jouw data te visualiseren, zoals Power BI of Tableau 3. Wees objectief: vaak trappen we in de val en vergeten we objectief te blijven. We houden ervan perfecte uitkomsten te scheppen, maar dat is natuurlijk niet realistisch. Wees dus eerlijk en objectief. Laat eventueel een collega, die niet dichtbij het onderwerp staat, jouw rapportage checken. Een verhaal is pas krachtig als alle informatie compleet is. 4. Wees duidelijk en beknopt: verwijder alles wat geen deel uitmaakt van je verhaal. Bewaar de andere stukjes voor een andere keer. Ook dit keer geldt, kort maar krachtig! 5. Ken je publiek: wat zijn hun interesses en doelen? Hoe bekend zijn ze met het onderwerp? Willen ze de details of alleen een samenvatting op directie niveau? Het verhaal moet zo gebracht worden dat het door het publiek wordt begrepen. Net zo belangrijk is het dat ze de informatie krijgen die ze nodig hebben. Anders streef je natuurlijk je doel voorbij. 6. Geef context: vergelijk statistieken in de loop van de tijd of met brancherichtlijnen. Nummers hebben geen waarde zonder context. Het maakt je verhaal alleen maar duidelijker omdat mensen het nu eenvoudiger in een kader kunnen plaatsen. 7. Eindig met een inzicht: als we niets nuttigs uit de gegevens kunnen leren is het vertellen van een verhaal niets waard. Geef een samenvatting en belicht de belangrijkste keypoints. Enkele voorbeelden zijn de status van de bedrijfsdoelen, de bevindingen en actiepunten. Een goed verhaal eindigt met een sterk einde.
Boost je data-skills en wordt nog beter in storytelling
Nu heb je verschillende tips en tricks om een overtuigend verhaal neer te zetten aan de hand van al je data. Wil jij nog beter worden in het vertellen van verhalen uit data? Met onze Analyzing Data with Power BI heb jij straks nog meer ingangen om jouw verhaal te versterken. Werk je met Tableau? Neem dan een kijkje bij onze Tableau-trainingen. Zo raak je nooit verdwaald in de waardevolle schat aan beschikbare data.