Recente ontwikkelingen SharePoint en OneDrive

  

Microsoft bouwt al tientallen jaren bedrijfssoftware en beheert enkele van de grootste onlineservices ter wereld. Ze putten uit deze ervaring om SharePoint en OneDrive veiliger voor de gebruiker te maken. Dit doen ze door het implementeren en verbeteren van beveiligingsbewuste softwareontwikkeling, operationeel beheer en risico beperkende praktijken die essentieel zijn voor de volledige bescherming van je services en gegevens.

SharePoint en OneDrive zijn uniek gepositioneerd om je te helpen deze beveiligingsuitdagingen die zich blijven ontwikkelen, aan te pakken. Om te beginnen is Microsoft blijven evolueren met nieuwe normen en voorschriften. Dit was een leidend principe wanneer je denkt aan beveiliging voor SharePoint en OneDrive. Naast dat principe heb je dit: er is geen beveiliging zonder bruikbaarheid. Want als veiligheid de productiviteit hindert, vinden gebruikers een andere, minder veilige maar makkelijkere manier om hun werk te doen.

Bij Microsoft Ignite 2018 hebben ze veel van de nieuwe mogelijkheden aangekondigd die nu beschikbaar zijn en binnenkort beschikbaar zijn voor Office 365.

Unified labels in Microsoft 365 bied je een meer geïntegreerde en consistente aanpak bij het maken van labels en het configureren en toepassen van beleid voor het beschermen en beheren van informatie op verschillende apparaten, applicaties, Cloud-locaties en locaties op locatie. Unified Labels bieden één locatie voor het maken en configureren van gegevensgevoeligheid labels voor zowel Azure Information Protection als Office 365 zodat je op dezelfde plaats beveiligings-, bewaar-labels en -beleid kunt instellen.

Unified labels zijn nu beschikbaar voor Microsoft 365.

Overal in je organisatie heb je waarschijnlijk verschillende soorten content die verschillende beveiliging vereisen om te voldoen aan de branchevoorschriften en het interne beleid. Met Microsoft-informatiebescherming labels kun je nu consistent beveiligings- en toegangsbeleid toepassen op SharePoint-sites op basis van de gevoeligheid van de site. Je kunt gevoeligheid labels maken en deze koppelen aan beleid in het nieuwe Microsoft 365 Security en Compliance Center. Vervolgens kun je deze labels toepassen op bestanden, e-mails, groepen, sites en teams om een consistent beleid voor je content af te dwingen.

SharePoint-siteclassificatie labels worden in december 2018 uitgerold naar Targeted Release.

Gegevens zijn het belangrijkste bezit van een bedrijf, met de automatische toepassing van bewaarlabels kun je ervoor zorgen dat deze belangrijke bedrijfsmiddelen voldoen aan je bedrijfs- of wettelijke vereisten. Deze bewaarlabels kunnen gemaakt worden door de inhoudstypen te importeren die je al in SharePoint gebruikt om de toepassing van bewaarbeleid voor al je content in SharePoint te stroomlijnen.

Ondersteuning om inhoudstype te labelen is beschikbaar vanaf november 2018.

Informatie groeit exponentieel en Microsoft maakt het je gemakkelijker om op de hoogte te blijven. Dit doen ze door middel van het classificeren, behouden en beschermen van de inhoud van je organisatie met behulp van bewaarlabels.

Met behulp van labelanalyses kun je nu inzicht krijgen in hoe inhoud wordt geëtiketteerd, inclusief welke labels het meest worden gebruikt en op welke e-mails en bestanden ze worden toegepast. Daarnaast kun je ook gebruikersactiviteiten verkennen om te identificeren wie labels heeft toegepast, ongebruikelijke trends heeft onderzocht en meer.

Labelanalyse zal eind 2018 beschikbaar zijn.

Office 365 biedt al data governance-labels om regels voor record management en retentie vast te stellen. Later dit jaar zullen ze die met hiërarchische bestandsplannen uitbreiden, zodat je een reeks bewaarlabels met id's, afdelingen, categorieën, wettelijke verwijzingen en meer kunt beheren. Bestandsplannen kunnen vanuit Office 365 worden geëxporteerd voor eenvoudige bewerking in Excel en vervolgens opnieuw worden geïmporteerd om de labelregels bij te werken.

Bestandsplannen zullen eind 2018 beschikbaar zijn.

Het verlies van documenten daar wil geen enkel bedrijf iets mee te maken hebben. Daarom heeft Microsoft File Restore voor SharePoint en Microsoft Teams aangekondigd.

File Restore is nu beschikbaar voor SharePoint-documentbibliotheken, ter bescherming van je gedeelde bestanden in SharePoint, Teams, Outlook-groepen en Yammer-groepen die zijn verbonden met Office 365-groepen. Het gebruik van dezelfde herstelmogelijkheden die je persoonlijke bestanden in OneDrive voor Bedrijven beschermen.

Files Restore is een complete self-service hersteloplossing waarmee sitebeheerders documentbibliotheken van elk moment in de afgelopen 30 dagen kunnen herstellen en wijzigingen kunnen terugdraaien. Met behulp van activiteit gegevens kun je het exacte moment vinden waarop je bestanden hersteld moeten worden.

Files Restore voor SharePoint en Microsoft Teams zullen in december 2018 beginnen met de implementatie van Targeted Release.

Multi-Geo mogelijkheden met SharePoint ondersteunen de wereldwijde behoefte aan gegevensresidentie door SharePoint-gegevens op te slaan in meer dan één geselecteerde Office 365 datacenterregio's of -landen. Microsoft verbindt zich ertoe om in-geo-gegevensresidentie, bedrijfscontinuïteit en noodherstel voor je belangrijkste klantgegevens in rust te bieden.

Met multi-geo mogelijkheden voor SharePoint kun je een enkele Office 365-tenant hebben die zich uitstrekt over meerdere geografische locaties en een uniforme communicatie- en samenwerkingservaring in je wereldwijde organisatie mogelijk maakt. Je kunt verschillende datasilo's van lokale satellieten migreren naar een enkele Office 365-tenant en tegelijkertijd voldoen aan de behoeften van jouw gegevensresidentie. De gebruikers zijn nu verbonden met de mensen en inhoud die er het meest toe doen, ongeacht waar ze werken.

Voor IT kun je krachtige Office 365-beheertools gebruiken om eenvoudig satellietsites te maken en te beheren en, indien nodig, gebruikersgegevens tussen locaties te verplaatsen om aan je bedrijfsbehoeften voor gegevensresidentie te voldoen. Krijg rapporten over waar de gegevens van elke gebruiker worden opgeslagen en controleer het spoor van activiteiten van alle gebruikers in wereldwijde onderneming. Maak afzonderlijke beleidsregels voor delen, beveiliging en compliance op maat vanuit een bekende beheerderservaring.

Multi-Geo mogelijkheden met SharePoint Online zijn nu beschikbaar.

Het afgelopen jaar heeft Microsoft bij Ignite een nieuwe externe manier van delen gedeeld waarmee de ontvangers op een veilige manier bij de gedeelde content konden, dit door een eenmalige code in te voeren die ze via de mail hebben gekregen. Op deze manier hoeven ze zelf geen wachtwoord te bedenken of te onthouden. Dit jaar gaat Microsoft hier mee verder door het inloggen met de eenmalige code te integreren met het Azure AD B2B platform. Dit zorgt ervoor dat externe gebruikers als gast in je Azure AD-directory kunnen, en dit kun je dan managen zoals je dat gewend bent. Daarnaast neemt de integratie deze ervaring ook met zich mee wanneer je SharePoint-sites met externe gebruikers deelt.

Naast het nieuws over security en compliance, heeft Microsoft Ignite meerdere interessante nieuwe features aangekondigd voor het nieuwe SharePoint beheercentrum.

De nieuwe SharePoint-beheerervaring biedt een volledig vernieuwd SharePoint-beheercentrum dat sterk is gebaseerd op onze moderne principes; een beheerdersconsole die is ontworpen om IT te helpen meer te bereiken, zodat hun gebruikers meer kunnen bereiken. Als je het tot nu toe nuttig vond om het nieuwe SharePoint-beheercentrum te gebruiken, heb je nu de mogelijkheid om van het nieuwe SharePoint-beheercentrum een standaardervaring te maken, terwijl je ook nog steeds terug kunt gaan naar het klassieke beheerderscentrum als je dat zou willen.

Office 365 Groups is een service die werkt met de Office 365-hulpmiddelen die je al gebruikt, zodat je met je teamgenoten kunt samenwerken bij het schrijven van documenten, het maken van spreadsheets, het werken aan projectplannen, het plannen van vergaderingen of het verzenden van e-mail. Nu maakt Microsoft het nog makkelijker om sites met groepsverbindingen te beheren door SharePoint-beheerders het eigendom te laten beheren, de instellingen voor delen te wijzigen en sites te verwijderen en herstellen.

Met de groei van een organisatie, groeien de sites en datagegevens natuurlijk mee. Met SharePoint-hubsites kun je flexibele en dynamische bouwstenen toevoegen aan het intranet van je organisatie; daarmee verbind je de communicatie en samenwerking. Nu is het mogelijk om in het SharePoint-beheercentrum om naast het maken van hubsites en het koppelen van bestaande sites aan een hubsite ook bestaande hubsites te beheren. Deze mogelijkheden breiden zich ook uit naar multi-geografische scenario's.

Het maken van sites is een van de meest voorkomende taken die een beheerder in veel SharePoint-omgevingen uitvoert. Microsoft heeft het gemakkelijker gemaakt om dit aan te passen en te bepalen hoe sites worden gemaakt. Met nieuwe opties voor het maken van sites kun je sites maken namens gebruikers en algemene instellingen configureren, zoals taal, tijdzone en opslaglimiet. Voor klassieke en communicatiesites kun je nu ook hun beheerde pad opgeven. Naast deze bedieningselementen voor het maken van sites, kun je nu algemene instellingen opgeven die van toepassing zijn op alle sites wanneer ze worden gemaakt, zoals de tijdzone en het pad waarop de site wordt gemaakt en voor organisaties die de ervaring voor het maken van de site willen beheren. Je kunt de zelfbediening van de site creatie zelf in- of uitschakelen.

Als reactie op de feedback van gebruikers heeft Microsoft meer beheeropties toegevoegd voor sitebeheer en opslag, waaronder een vereenvoudigde weergave van je gebruik en limiet op tenant-level opslag en de mogelijkheid om over te schakelen naar handmatig beheer van sitestoringen.

Daarnaast kun je in veel gevallen meer dan een of twee beheerders nodig hebben voor een siteverzameling. Naar aanleiding van feedback die Microsoft van de gebruiker heeft ontvangen, hebben ze nu het gebruik van beveiligingsgroepen als beheerder van de siteverzameling in SharePoint Online ingeschakeld. Tenslotte maken ze het eenvoudiger om siteacties uit te voeren door veel van de algemene acties naar de opdrachtbalk te verplaatsen in plaats van naar het paneel met sitegegevens.

De vrijheid om vloeiend te werken, onafhankelijk van de locatie, is in de loop der jaren een verwachting geworden. Evenals de vrijheid om overal en op elk apparaat toegang te hebben tot e-mail en documenten - en die ervaring moet zo soepel mogelijk verlopen. Gegevensverlies is echter niet onderhandelbaar en een te lange blootstelling aan informatie kan blijvende wettelijke en compliance-implicaties hebben. IT moet ervoor zorgen dat bedrijfsgegevens veilig zijn en gebruikers in staat stellen om productief te blijven in de huidige wereld van mobiele telefoons, waar het landschap van bedreigingen steeds complexer en verfijnder wordt.

Nieuwe updates van het SharePoint-beheercentrum bevatten een geconsolideerd overzicht van toegangscontrolebeleid om je gegevens te beschermen. Op de nieuwe pagina voor toegangsbeheer kun je beleid configureren voor niet-beheerde of niet-compatibele apparaten, de afmelding van inactieve sessies configureren voor gebruikers en locatiebeleid configureren om de toegang tot SharePoint Online te beperken of toe te staan vanuit bekende IP-bereiken.

Wanneer je vaardiger wilt worden op het gebied van Office 365 ben je bij ons aan het goede adres. Wij bieden namelijk een heel aantal Office, SharePoint Administrator en SharePoint Development trainingen aan zodat jij je leerdoelen kunt bereiken. Zie je door de bomen het bos niet meer? Wij hebben opleidingsadviseurs klaarzitten die samen met jou kunnen kijken naar een training die bij jou past! Dus aarzel niet om vrijblijvend contact op te nemen.