
Er zijn altijd wel e-mails die beantwoord moeten worden, taken die uitgevoerd moeten worden of locaties die bezocht moeten worden. Om je tijd te beheren en de belangrijkste taken te prioriteren zijn er nu nieuwe functies voor Outlook beschikbaar voor Windows, Mac, web en mobiel. Deze nieuwe functies (binnenkort beschikbaar in Outlook voor iOS en Android) verbinden en helpen om je productiviteit te verbeteren om zo jou en je bedrijf te optimaliseren. In deze blog hebben we het over de verschillende nieuwe mogelijkheden die binnenkort beschikbaar zullen zijn.
Nieuw in Outlook Agenda
Herinneringen
voor rekeningbetalingen
Naast reserveringen en
pakketbezorgingsgegevens heeft Outlook nu ook een functie die betalingen van
rekeningen automatisch bijhoudt. Outlook identificeert rekeningen die je per
e-mail ontvangt, toont bovenaan een samenvatting en voegt automatisch een
agenda-afspraak toe op de vervaldatum. Twee dagen vóór de vervaldatum ontvang
je ook een e-mailherinnering, zodat je nooit meer kunt vergeten je rekeningen
op tijd te betalen.
Voorgestelde
afspraaklocaties en vergaderruimten
Vergader- of afspraaklocaties zijn nu nog
makkelijker toe te voegen in Outlook. Nog voordat je begint met typen stelt
Outlook een aantal locaties voor. Deze locaties komen uit recentelijk gebruikte
en beschikbare ruimtes, ook veelgebruikte locaties zoals bijvoorbeeld ‘mijn
kantoor’ worden voorgesteld. Voor openbare locaties geldt dat Outlook het
volledige adres automatisch toevoegt aan je Outlook-agenda-afspraak. Vervolgens
gebruikt Outlook de iOS je huidige locatie, je bestemmingsadres en
verkeersupdates om je via een melding te laten weten wanneer het tijd is om te
vertrekken naar je volgende afspraak, om te verzekeren dat je daar op tijd
aankomt. Wanneer je de afspraak met je smartphone maakt is deze nog meer
gepersonaliseerd; er wordt rekening gehouden met je locatie, de lijst met deelnemers,
de voorgestelde vergadertijd en andere elementen van je vergadering wanneer je
opzoek bent naar een geschikte locatie. Zo kan Outlook tonen welke ruimten in
je organisatie beschikbaar zijn, zodat je met een tik op de knop de beste optie
voor je vergadering kunt kiezen.
Vergaderingen-RSVP’s
bijhouden en doorsturen
Het bijhouden van afspraken die je hebt
georganiseerd of wilt bijwonen is natuurlijk erg belangrijk. Met de nieuwe
Outlook functies kan dit nog effectiever dan voorheen. Met Outlook kun je nu de
gegeven antwoorden en RSVP’s voor je vergaderingen zien, zelfs al heb je de
vergadering niet zelf georganiseerd. Met dit inzicht wordt het dus een stuk
makkelijker om je tijd in te delen; wanneer je ziet dat een teamlid bij een
vergadering is kun jij kiezen of het nodig is dat jij er ook bij bent. Als je
een vergadering plant waarbij de lijst met deelnemers strikt moet worden
gecontroleerd kun je met de nieuwe Outlook functie bovendien zelf in de hand
houden of het toegestaan is de agenda-uitnodiging door te sturen of niet.
Selecteer onder antwoordopties de optie ‘nieuwe vergadering’ en schakel
vervolgens het selectievakje ‘doorsuren toestaan’ in of uit.


voor vergaderingen met veel deelnemers heeft
Outlook de nodige aanpassingen gedaan wat betreft RSVP’s. Zou houdt Outlook van
iedereen afzonderlijk de antwoorden bij wanneer er een distributielijst wordt
gebruikt voor meer dan 500 ontvangers. Daarnaast kun je nu op elk gewenst
moment de details voor grote vergaderingen bijwerken als er wijzigingen nodig
zijn.
Meerdere
tijdzones
Als laatste verandering in de Outlook agenda is
het vanaf nu mogelijk om afspraken een stuk makkelijker te beheren in
verschillende tijdzones. Zo kun je nu de begin- en eindtijd van afspraken en
vergaderingen in verschillende tijdzones definiëren. Maak nu een reisafspraak
met je vertrektijd in één tijdzone en je aankomsttijd in de lokale tijdzonde
van je bestemming. In Windows kun je maximaal drie tijdzones toevoegen via
‘bestand’ > ‘opties’ > ‘agendatijdzones’. Op een Mac kun je een extra
tijdzone toevoegen via ‘Outlook’ > ‘voorkeuren’ > ‘agendatijdzones’.
Dankzij Outlook is het nu dus mogelijk om in één oogopslag gemakkelijk te zien
wat er over de hele wereld gebeurd en wanneer.
Nieuw in Outlook Mail
Details
van organisatiedirectory weergeven
Outlook voegt nu de details van je
organisatiedirectory aan je Outlook-contactpersoonsgegevens toe, zo kun je snel
zien wie wie is in je bedrijf. Als je bedrijfsgegevens zijn verbonden met Azure
Active Directory, kun je zien aan wie je contactpersonen verantwoording
afleggen, wat hun positie in de bedrijfshiërarchie is en zelfs met welke
collega’s ze het meest samenwerken. Ook is het mogelijk om in je mobiele app de
visitekaartjes te openen, het wordt zo dus een stuk gemakkelijker om de persoon
te vinden die je nodig hebt.
Proxy-ondersteuning
Sommige
organisaties hebben proxy’s in gebruik genomen om rechtstreekse toegang tot
internet vanaf mobiele apparaten te blokkeren. Outlook ondersteunt nu bedrijven
die SOCKS-proxy’s gebruiken voor aanvullende beveiliging tussen hun bedrijfsgegevens en internet.
Bcc-waarschuwing
Het
komt weleens voor dat je een bcc-ontvanger van een e-mailbericht bent en je
graag wilt reageren. In het geval dat je de subtiele adressering niet hebt opgemerkt,
beschermt Outlook je als je dat bericht beantwoordt, door je te waarschuwen dat
je een bcc-ontvanger was. Je kunt er dan voor kiezen om niet iedereen in de
lijst met ontvangers te beantwoorden, maar alleen de afzender.
Binnenkort beschikbaar in Outlook voor iOS en
Android
Conceptmappen
synchroniseren
De mogelijkheid om een conceptbericht op één
apparaat op te stellen en op een ander apparaat af te maken wordt aan Outlook
toegevoegd. Zo kun je het bericht op je mobiel beginnen en afmaken wanneer je
achter je bureau zit, of andersom natuurlijk.
Office
Lens-technologie in Outlook voor Android
Voor de momenten waarop je details moet
vastleggen en delen in de vorm van een afbeelding heeft Microsoft een fotopictogram
aan Outlook toegevoegd. Je kunt hier gebruik van maken door te beginnen aan een
nieuw bericht en het nieuwe fotopictogram aan te raken om een foto toe te
voegen. Je kunt de afbeelding direct bijsnijden en verbeteren wanneer je deze
toevoegt.
Snel
antwoord
Het wordt gemakkelijker om snel te antwoorden
met Outlook. Door je berichtinhoud zichtbaar te houden met een antwoord vak
onderaan je scherm helpt Outlook je het gesprek gaande te houden op een
chatachtige manier.
Favoriete
personen
Binnenkort voegt Outlook de optie toe om je
favoriete personen te taggen. Door je belangrijkste contactpersonen bovenaan te
zetten in je lijst én boven op je berichtmappen, kun je snel de juiste persoon
identificeren. Wat helemaal mooi is dat dit natuurlijk gesynchroniseerd wordt
tussen je mobiel en desktop.
Office
365 Groepen voor OneNote en vergaderafspraken in Outlook
Het wordt mogelijk om je groepsafspraken
vanuit je Office 365 Groepen in Outlook te bekijken en toegang te krijgen tot
het OneNote-notitieblok van die groep. Je kunt de afspraken bijhouden in het
visitekaartje van de groep en OneNote vanuit Outlook openen voor toegang tot de
notities die je groep in het notitieblok heeft gemaakt.
Externe
inhoud blokkeren
De mogelijkheid dat de afzender kan zien of je
zijn/haar e-mail al hebt geopend bestaat. Als je niet wilt dat dit wordt
bijgehouden is het vanaf nu mogelijk om je postvak in te beschermen door deze
externe inhoud te blokkeren.
Één
Office 365-account in Outlook
Een
belangrijke steunpilaar van de Office 365-norm is het beleid voor
gegevensbescherming en -compliance van onze grootste en zeer gereguleerde
klanten naleven. Sommige bedrijven hebben een vereiste om alle
communicatiegegevens binnen hun bedrijfsomgeving vast te leggen. Voor mobiele
apparaten die door het bedrijf worden beheerd, helpt Outlook klanten het risico
te verminderen dat gebruikers gegevens uit het Office 365-account van hun bedrijf kopiëren naar een persoonlijk
account op een mobiel apparaat, of vanaf persoonlijke accounts per ongeluk
bedrijfsgegevens verzenden. Bedrijven zullen binnenkort bedrijfsbeleid kunnen
afdwingen op hun beheerde mobiele apparaten om één account in Outlook mogelijk
te maken.
Meer weten over de nieuwe toepassingen van
Outlook?
Om meer te leren over Microsoft en over hoe
jij deze nieuwe toepassingen het beste kunt inzetten, is het mogelijk om een
training bij ons te komen volgen. Zo bieden wij de 1-daagse Microsoft
Outlook training aan waarin je alles leert over de basisfuncties en
mogelijkheden binnen Microsoft Office Outlook. Natuurlijk ben je ook voor
andere Microsoft Office trainingen bij ons aan het juiste adres, kijk
hier welke Office trainingen we allemaal aanbieden. Mocht je vragen hebben
over een training, of vrijblijvend meer informatie willen, is het altijd
mogelijk om ons te bellen op: 040 23 23 390. We helpen je graag verder!
Effectief
trainen met Active Learning
Deze trainingen bieden wij aan volgens onze unieke active learning
lesmethode waarbij je alles op je eigen tempo kunt doen. Zo kun je meer
aandacht besteden aan onderwerpen die voor jou het nuttigst zijn, en sneller
door andere onderwerpen heen. Het is wetenschappelijk bewezen dat deze methode,
waarbij de trainer een coachende rol heeft, het beste werkt om nieuwe dingen te
leren! Zien we je snel?