Een vaak gehoorde wens van cursisten is om een SharePoint Document Library te hebben waar je de keuze hebt uit meerdere templates. Je wilt bijvoorbeeld kunnen kiezen uit Mirosoft Word, Excel of Powerpoint, of uit een standaard brief, memo, fax e.d. Dit is iets wat standaard niet mogelijk is in SharePoint.

Een vaak gehoorde wens van cursisten is om een SharePoint Document Library te hebben waar je de keuze hebt uit meerdere templates. Je wilt bijvoorbeeld kunnen kiezen uit Mirosoft Word, Excel of Powerpoint, of uit een standaard brief, memo, fax e.d. Dit is iets wat standaard niet mogelijk is in SharePoint.
Omdat plaatjes soms meer duidelijk maken dan woorden hieronder een screenshot van de uitdaging:
SharePoint Document Library
Met SharePoint heb je de mogelijkheid om meerdere ‘Content Types’ in een Document Library op te nemen. Content Types zijn Basic Page, Form e.d. maar ‘Powerpoint’ of ‘Standaard brief’ is geen Content Type. Nu is er wel de mogelijk om zelf Content Types te maken en daar een default template aan te koppelen. En dat is precies de work around die we hier gaan uitvoeren.
In het kort
  • Maak voor iedere template die je wilt een nieuwe Content Type.
  • Gebruik een eerder gemaakt document en koppel deze als template aan je nieuwe Content Type.
  • Configureer je Document Library met de extra Content Type.
En nu wat uitgebreider
We beginnen met het maken van nieuwe Content Types. Hiervoor ga je naar: Site Actions -> Site Settings en klik je op Site Content Types en vervolgens op Create.
Site Content Types
Hier creëer je je nieuwe Content Type en klik je vervolgens op OK.
Hier creŽer je je nieuwe Content Type
Nu heb je een nieuwe Content Type gemaakt maar hieraan moeten we nog een template koppelen. Om dit te doen ga je weer naar: Site Actions -> Site Settings en klik je op Site Content Types.De nieuwe Content Type staat nu tussen alle andere Content Types, klik op de Content Type die je zojuist hebt gemaakt en klik vervolgens op Advanced Settings.
Om een template te koppelen aan dit Content Type moet je een bestaand document hebben. Dit kan van alles zijn, bijvoorbeeld een Word of Excel document. Je hebt de mogelijkheid om een document te uploaden of de URL op te geven. Je zou er voor kunnen kiezen om in een andere Document Library al je templates te bewaren. De templates kunnen dan makkelijker worden beheerd en aangepast en je kunt gebruik maken version history op je templates. Als je hiervoor kiest dan koppel je de URLs van de templates eenmalig aan een Content Type. Vervolgens kun je de templates zo vaak aanpassen als je wil zonder opnieuw je Content Type te configureren. In dit voorbeeld kies ik voor Upload a new document template.
SharePoint templates aanpassen
De volgende stap is om de Content Type toe te voegen aan de desbetreffende Document Library. Ga naar je Document Library en kies daar voor: Settings -> Document Library Settings en klik op Advanced Settings. Hier kies je voor Yes by Allow Management of Content Types. Dit zorgt ervoor dat je in het settings menu van je Document Library de mogelijkheid hebt om meerdere site Content Types toe te voegen aan je Library, dit hoef je per Document Library maar één keer te doen.
Content Types
Terug in de settings van je Document Library kun je nu klikken op Add from existing site Content Types om je nieuwe Content Type toe te voegen.
Document Libraries
Als je wilt kun je dit Content Type aan meerdere Document Libraries toevoegen. Maar eerst gaan we even genieten van onze werkzaamheden. Ga hiervoor terug naar je Document Library en klik op New. Als je net zo goed je best heb gedaan als ik dan zie je nu zoiets als:
SharePoint Document Library
Proficiat!
Wil je nog meer templates toevoegen net als ik bij de eerste screenshot heb gedaan? Lees deze blog dan gewoon nog paar keer :).