Er zijn vier verschillende Power BI licentie niveaus. Hoe maak je nu de keuze tussen de verschillende licenties? In dit artikel leg ik de verschillen goed uit. Ik leg ook uit wat die nieuwe optie is die Microsoft beschikbaar stelt: Power BI Premium Per User, oftewel per gebruiker.

Dat klinkt heel sjiek, maar laten we eerst eens kijken wat we er daadwerkelijk mee kunnen voordat we weer een abonnement aanschaffen.

De verschillende Power BI licenties op een rij

Power BI gratis
Je kunt Power BI gratis uitproberen. Eigenlijk kun je al best wel veel met zo’n gratis abonnement. Je kunt rapporten maken en deze publiceren naar de cloud (Power BI service) waar deze dan voor jou wordt bewaard. Je krijgt standaard 10 GB aan opslag in de cloud. Hier kun je:
- een dashboard maken van verschillende rapportages
- het verversen van de data automatiseren, waarbij je tot 8 keer per dag een refresh kunt instellen.

Dat is elke 3 uur! Via Power BI service zou je er ook voor kunnen kiezen om jouw rapportages te presenteren als een soort PowerPoint-achtige presentatie. Je kunt hier zelfs de rapporten exporteren naar Excel of PowerPoint. Niet slecht voor zo’n gratis abonnement, al zeg ik het zelf. Het grootste obstakel aan het gratis abonnement is dat je niet de rapporten kunt delen met anderen. Daarnaast kun je ook geen werkruimtes aanmaken waar je dan samen zou kunnen werken aan rapporten en dashboards met collega’s. Dus dan komen we bij de volgende licentiestap uit.

Power BI PRO
De enige twee verschillen met de gratis versie is dat je nu rapporten kunt publiceren voor uitwisseling en samenwerking en dat je toegewijde werkruimtes kunt aanmaken. Dit is natuurlijk erg fijn om meer georganiseerd te werken en om de samenwerking met collega’s te optimaliseren. In de toegewijde werkruimtes kun je samen rapporten toevoegen, een dashboard bouwen en een app maken. De pro licentie is €8,40 per gebruiker per maand en geeft je ook 10 GB aan opslag in de cloud.

Power BI Premium per capaciteit: Voordat ik vertel wat nou die voordelen zijn van premium, moet ik eerst even uitleggen wat een capaciteit is. Het is een set resources die gereserveerd zijn voor exclusief gebruik door jouw organisatie. Wanneer je over een capaciteit beschikt, kun je dashboards, rapporten en gegevenssets publiceren voor gebruikers binnen jouw organisatie zonder dat je een licentie per gebruiker voor hen hoeft aan te schaffen. Daarnaast krijg je betrouwbare en consistente prestaties voor de inhoud die in capaciteit wordt gehost.

Wat moet ik me daar nou bij voorstellen? Bijvoorbeeld wanneer je een bedrijf hebt met filialen in andere landen zou je ervoor kunnen kiezen een capaciteit aan te schaffen per land. De richtlijn voor het aantal benodigde capaciteiten is de opslagruimte. Je krijgt bij een licentie 100 TB aan cloud opslag binnen de Power BI Service. Ga je daar makkelijk overheen? Dan moet je zeker weten meerdere capaciteiten aanschaffen.
 

Voordelen van een Power BI premium licentie

De premium licentie kost € 4.212,30 per capaciteit per maand. Voor zo’n prijskaartje verwacht je dan ook wel veel toegevoegde waarde. Die krijg je ook zeker:

1. Je hoeft geen individuele licenties meer aan te schaffen. Je kunt gebruikers toevoegen aan de capaciteit en die hebben dan allemaal automatisch premium licenties. Heb jij meer dan 501 mensen in jouw organisatie die rapporten moeten kunnen bouwen en delen? Dan is het al waardevol om een premium licentie aan te schaffen.

2. Je krijgt bij deze licentie ook implementatiebeheer voor meerdere regio’s als je bijvoorbeeld hebt besloten een capaciteit per regio af te nemen.

3. Je krijgt tevens volledige gebruiksrechten tot gepagineerde rapporten. Dit is een onderdeel van Power BI waarin je pixel-perfect rapporten, offertes of facturen kunt maken. Dit is handig als je bijvoorbeeld gegevens in een tabel moet weergeven. Tabellen lopen dan gewoon netjes door. Zelfs als de tabel meerdere pagina's omvat. 

Gepagineerde rapporten zijn het meest geschikt voor scenario's waarvoor een uitgebreid opgemaakte, tot op de pixel nauwkeurige uitvoer is vereist. Die is dan geoptimaliseerd voor het afdrukken of het genereren van PDF's. Een verlies- en winstrekening is een goed voorbeeld van het type rapport dat je waarschijnlijk als een gepagineerd rapport wilt weergeven. Deze rapporten zijn volledig dynamisch te maken met behulp van parameters en kunnen ook weer gedeeld worden in de Power BI service. Dus wil je het gemak van automatisering en de professionaliteit van een rapport service? Dan is dit het programma voor jou!

4. Wat ik zelf een ontzettend mooie toevoeging vind van Premium, is dat je toegang krijgt tot geavanceerde Artificial Intelligence. Je kunt bijvoorbeeld allerlei soorten tekst-analyse, afbeeldingsdetectie of Machine Learning modellen van Azure loslaten op jouw data. Wil je meer weten over deze opties? Lees dan mijn artikel over Artificial Intelligence tools.

5. Nog een voordeel is het gebruik van de Report Server. Als je nog niet klaar bent om naar de cloud over te stappen en graag in de beveiligde on-premise (op locatie) omgeving wilt blijven, dan geeft premium jou daar ook de mogelijkheid toe om toch nog steeds jouw rapporten en dashboards te delen met de Power Bi Report Server. Pas op je eigen voorwaarden governance toe, bouw vervolgens je BI-omgeving op locatie en distribueer rapporten achter de firewall van je eigen organisatie. Zo houd je de veiligheid binnenshuis in plaats van op de beveiliging van Microsoft te hoeven rekenen.

6. Met deze Power BI licentie zouden organisaties met een Azure Information Protection-abonnement er ook voor kunnen kiezen om hun Tenant met hun eigen sleutel te configureren, in plaats van een standaard sleutel die door Microsoft wordt gegenereerd. Deze configuratie wordt vaak aangeduid als Bring-Your-Own-Key (BYOK). Dit scenario is bijvoorbeeld van belang voor een organisatie die het belangrijk vindt als men met een bepaalde service stopt, dat de data daarmee gelijk vernietigd wordt.

Power BI Premium per gebruiker: Deze licentie geeft je eigenlijk dezelfde mogelijkheden als Premium per capaciteit, behalve het op locatie beheer met de Power BI Report Server en de Bring-Your-Own-Key optie. Hier is implementatiebeheer voor meerdere regio’s ook niet mogelijk, aangezien het niet voor je organisatie is, maar alleen voor jou.
 
Deze licentie kost maar € 16,90 per gebruiker per maand en ook hier krijg je 100 TB aan cloud opslag. Dat is maar € 8,50 meer dan de Pro licentie. Voor ongeveer het dubbele bedrag krijg je al de functionaliteiten van Premium en duizend keer zoveel cloud opslag! Hartstikke handig dus voor diegenen die veel rapporten en dashboard bouwen of graag alle andere mogelijkheden van Premium willen gebruiken.

Meer weten over Power BI Licenties en in-dept kennis opdoen?

Wil je meer weten over Power BI en wat je er allemaal mee kunt doen? Ontdek meer in onze training Analyzing Data with Microsoft Power BI. Hier leer je de best practices om effectief aan de slag te gaan met Power BI en hoe je onder andere gegevens kunt openen en verwerken uit diverse gegevensbronnen. Implementeer de juiste beveiligingsstandaarden en beleidsregels in de onderdelen van Power BI, inclusief groepen en datasets.

Wil je meer weten over het werken met Power BI en in-dept kennis opdoen over onder andere Power BI Licenties? Kies dan voor deze training! Informeer vrijblijvend voor meer informatie, we helpen je graag bij het vinden van de juiste training! Upgrade jouw Power BI skills!