Ze bestaan al een hele tijd en zijn een populair onderdeel van bijvoorbeeld Zoom: Breakout Rooms. En vanaf november 2020 zijn ze ook beschikbaar in Microsoft Teams, goed nieuws dus! In deze blog lees je hoe je deze Breakout Rooms kunt aanmaken, beheren en ook faciliteren.

Breakout Rooms kunnen superhandig zijn wanneer je een online meeting hebt met een grote groep. Je kunt deze groep dan opsplitsen in kleinere groepjes om bijvoorbeeld over een onderwerp te discussiŽren. Veel mensen zijn bekend met deze feature in Zoom, maar daar zijn nogal wat security issues. Daarom is het ook zoín goed nieuws dat Microsoft Teams deze functionaliteit nu eindelijk lanceert. In het Nederlands gaat deze functie overigens Ďvergaderruimtení heten.

Een Breakout Room aanmaken in Microsoft Teams

Allereerst moet je weten dat je alleen een vergaderruimte kunt aanmaken wanneer jij de organisator van de van tevoren geplande meeting bent én de hele meeting aanwezig zult zijn. Wanneer je in de meeting zit kun je op één van onderstaande iconen boven in de vergadering klikken. Het is nog niet zeker welke van de twee het uiteindelijke icoon gaat worden.
 

Je krijgt dan onderstaand scherm te zien, waar je kunt kiezen hoeveel vergaderruimten je graag wilt. De ruimten krijgen automatisch de namen; vergaderruimte 1, vergaderruimte 2 etc. Je kunt ervoor kiezen de deelnemers zelf in groepen op te delen, of dit door de computer te laten doen. Wanneer je dit hebt gedaan klik je op Ďcreate roomí. Je kunt maximaal 50 verschillende vergaderruimten aanmaken.
 

Wanneer je de vergaderruimten gecreŽerd hebt, zul je ze aan de zijkant van je teams gesprek zien (zie onderstaande afbeelding). Als organisator kun je de vergaderruimten andere namen geven, een ruimte toevoegen/verwijderen en mensen toevoegen/verwijderen/switchen. Zelf kun je ook switchen tussen de vergaderruimten. Daarnaast kun je als organisator met elke vergaderruimte chatten, zonder dat je erin zit.
 

Het is ook mogelijk om een aankondiging naar alle vergaderruimten tegelijk te versturen met de Ďmake an announcementí knop. Zo kun je bijvoorbeeld heel makkelijk naar iedereen sturen dat het overleg in groepjes zo is afgelopen en dat iedereen over X minuten weer in de algemene vergadering moet zitten.
 

Wanneer de deelnemers in hun (toegewezen) vergaderruimte zitten, hebben ze dezelfde mogelijkheden als de organisator. Zo kunnen ze hun scherm delen of gebruik maken van het whiteboard.

Microsoft Teams Breakout Rooms bij Master it Training

In november 2020 is het zo ver, dan zijn de Breakout Rooms in Teams eindelijk voor iedereen beschikbaar. Meer weten over alle functionaliteiten van Teams? Volg dan onze 4-daagse Managing Microsoft Teams training. In deze training wordt de architectuur, implementatie, governance, beveiliging, compliance, het integreren én beheren van de Microsoft Teams-implementatie uitgebreid behandeld. Meer weten over deze of een van onze andere trainingen? Neem dan gerust en uiteraard geheel vrijblijvend contact met ons op door te bellen naar 040 23 23 390 of een mail naar info@master-it.nl te sturen.