Microsoft Office SharePoint Server komt standaard met de optie MySite. MySite is een persoonlijke site binnen SharePoint waar je persoonlijke dingen kunt zien en bijhouden. Voorbeelden hiervan zijn je takenlijst, documenten, favoriete links en nog veel meer. Onlangs vertelde een cursist me dat hij niet zo gelukkig was met de MySite in SharePoint. Simpelweg omdat de MySite teveel functionaliteit bevat. Het enige dat hij zijn medewerkers wilde aanbieden, was een persoonlijke documentenbibliotheek. Nu bestaat er de mogelijkheid om functionaliteit in MySite aan te passen en daarmee uit te kleden. Een andere, wellicht eenvoudigere, oplossing is om zelf een template te maken die je vervolgens gebruikt om persoonlijke sites te maken voor je eindgebruikers. En dat is wat we hier gaan behandelen:

Microsoft Office SharePoint Server komt standaard met de optie MySite. MySite is een persoonlijke site binnen SharePoint waar je persoonlijke dingen kunt zien en bijhouden. Voorbeelden hiervan zijn je takenlijst, documenten, favoriete links en nog veel meer. Onlangs vertelde een cursist me dat hij niet zo gelukkig was met de MySite in SharePoint. Simpelweg omdat de MySite teveel functionaliteit bevat. Het enige dat hij zijn medewerkers wilde aanbieden, was een persoonlijke documentenbibliotheek. Nu bestaat er de mogelijkheid om functionaliteit in MySite aan te passen en daarmee uit te kleden. Een andere, wellicht eenvoudigere, oplossing is om zelf een template te maken die je vervolgens gebruikt om persoonlijke sites te maken voor je eindgebruikers. En dat is wat we hier gaan behandelen:
Stap 1: Maak een Site Template!
  • Maak een nieuwe site! Wil je echt enkel een documentenbibliotheek, dan raad ik aan om een nieuwe site te maken aan de hand van de Blank Site. Dan hoef je daarna ook maar één documentenbibliotheek toe te voegen.
SharePoint documentenbibliotheek
  • Pas de site naar wens aan
    • Desgewenst kan op de hoofdpagina een webpart worden toegevoegd waarin de documentenbibliotheek direct bruikbaar is (dus zonder eerst op een linkje te klikken).
    • Desgewenst kan ook het New-menu in de documentenbibliotheek worden aangepast met extra opties, zie hiervoor mijn andere blog: Meer dan 1 template in een SharePoint Document Library
Stap 2: Save je template naar een .stp file
  • Vanuit de nieuwe site doe je Site Actions -> Site Settings -> Save Site as Template.
SharePoint documentenbibliotheek
  • De Site Template is nu opgenomen in de Site Templates Gallery van de bovenliggende site.
  • Save de template als .stp file naar je lokale computer, dit doe je door te klikken op Site Actions -> Site Settings -> Site Templates. Hier tref je een lijst met alle zelfgemaakte Site Templates. Als je vervolgens op een template klikt krijg je een save as dialoog.
Stap 3: Voeg de template toe aan de Template Gallery
De Template Gallery is niet hetzelfde als de Site Template Gallery, de Template Gallery zijn files op de webserver, de Site Template Gallery zijn aanpassing op deze files opgeslagen in SQL. We gaan nu deTemplate Gallery aanpassen, mocht je dus meerdere SharePoint webservers in een farm hebben dan moet je dit op alle webserver uitvoeren:
  • Start een CMD-box en ga naar: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\12\BIN
  • Type:
stsadm -o addtemplate -filename c:\PersoonlijkeTemplate.stp -title Persoonlijke_Template
  • Type:
iisreset
Stap 4: Maak een nieuwe site op basis van de nieuwe template vanuit een CMD-box
Vervolgens gaan we de template gebruiken om sites te creëren aan de hand van deze Site Template. De methode die hier wordt beschreven maakt voor iedere gebruiker een site collectie met daarin een site. MySites maken ook gebruik van persoonlijke site collecties dus dat is niet anders. De eerste stap die we moeten nemen is het zoeken van de ID die bij de template hoort. Dit doen we wederom vanuit de CMD box:
Type:
stsadm -o enumtemplate
Als je maar een Site Template hebt is de ID waarschijnlijk '_GLOBAL_#0'. Nu we de ID weten kunnen de eerste site collective met site gaan maken:
Type:
stsadm -o createsite -url http://moss/sites/EindgebruikerA -owneremail Administrator@litwareinc.com -ownerlogin litwareinc.com\administrator -sitetemplate _GLOBAL_#0 -title "Persoonlijke Site voor EindgebruikerA"
In bovenstaand voorbeeld is ervoor gekozen om de administrator 'owner' te maken van de site. De gebruiker is geen owner, dit om te voorkomen dat zij op eigen houtje de site gaan uitbreiden. De Eindgebruiker heeft natuurlijk wel rechten nodig om in te kunnen loggen en documenten te kunnen beheren. In onderstaand voorbeeld krijgt een eindgebruiker contribute rechten voor zijn persoonlijke site.
Type:
stsadm -o adduser -url http://moss/sites/EindgebruikerA -userlogin EindgebruikerA -useremail EindgebruikerA@litwareinc.com -role contribute -username EindgebruikerA
Nu heeft de eindgebruiker de mogelijkheid om op zijn eigen site in te loggen en zijn documenten te beheren.